在企業(yè)資產(chǎn)管理尚未系統(tǒng)化之前，使用Excel表格管理固定資產(chǎn)是一種常見的過渡方式。得益于其靈活、免費(fèi)、便捷的特點(diǎn)，Excel表格在中小企業(yè)中仍具有較高的應(yīng)用率。不過，要真正發(fā)揮其價(jià)值，也需要具備良好的管理思路與表格規(guī)范。

Excel管理固定資產(chǎn)的起點(diǎn)是搭建結(jié)構(gòu)清晰的資產(chǎn)臺(tái)賬。表格應(yīng)包含資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)名稱、類別、購置日期、使用部門、責(zé)任人、存放位置、購置金額、折舊年限、現(xiàn)值、狀態(tài)等基礎(chǔ)字段。為便于數(shù)據(jù)追蹤，還可增加照片鏈接、維修記錄簡要列、報(bào)廢標(biāo)記等輔助字段。

資產(chǎn)編號(hào)需保持唯一，建議使用前綴+流水號(hào)的方式，如“IT-2023-001”。分類字段可設(shè)置數(shù)據(jù)驗(yàn)證下拉框，避免因錄入不統(tǒng)一導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)混亂。

為了提升查詢效率，建議使用篩選功能或設(shè)定動(dòng)態(tài)表頭，并結(jié)合條件格式標(biāo)識(shí)即將折舊完畢或維保到期的資產(chǎn)。數(shù)據(jù)量增加后，可利用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行資產(chǎn)價(jià)值、數(shù)量、狀態(tài)等匯總分析。

不過，Excel的局限也十分明顯。當(dāng)資產(chǎn)數(shù)量達(dá)到上千項(xiàng)，或需要多人協(xié)作錄入、管理權(quán)限控制、自動(dòng)化流程處理時(shí)，Excel將變得力不從心。

此時(shí)就需要固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的介入。以云吶固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)為例，企業(yè)可將已有Excel資產(chǎn)臺(tái)賬一鍵導(dǎo)入系統(tǒng)，保留歷史數(shù)據(jù)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)管理平臺(tái)的無縫切換。

系統(tǒng)化平臺(tái)相比Excel具備權(quán)限分層、移動(dòng)掃碼、維修流程聯(lián)動(dòng)、盤點(diǎn)任務(wù)分發(fā)、資產(chǎn)生命周期追蹤等優(yōu)勢(shì)，特別適合資產(chǎn)總量大、業(yè)務(wù)協(xié)同密集的企業(yè)發(fā)展階段。

Excel適合“起步”，系統(tǒng)適合“成長”。若企業(yè)正處于資產(chǎn)管理的轉(zhuǎn)型期，建議將Excel作為輔助工具，并盡早通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的可視化、可控化。云吶系統(tǒng)為從Excel過渡用戶提供豐富的遷移支持，是資產(chǎn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的理想起點(diǎn)。

云吶資產(chǎn)——專業(yè)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)