對(duì)很多創(chuàng)業(yè)者來(lái)說(shuō)，前期忙著招人、找客戶(hù)、談合作，固定資產(chǎn)管理往往排在“再說(shuō)吧”的清單最后。但等到第一次做財(cái)務(wù)審計(jì)或向投資人交資料，才發(fā)現(xiàn)一件事：
“我們連一份清晰的固定資產(chǎn)臺(tái)賬都沒(méi)有?！?/div>
別覺(jué)得這是小事：電腦、打印機(jī)、工位、裝修，這些都直接關(guān)系財(cái)務(wù)折舊、稅務(wù)合規(guī)、股東權(quán)益。好消息是，搭建固定資產(chǎn)臺(tái)賬并不復(fù)雜。只要按對(duì)步驟，一兩天內(nèi)就能把賬面梳理清楚。
先搞清楚：什么是固定資產(chǎn)臺(tái)賬？
簡(jiǎn)單說(shuō)，固定資產(chǎn)臺(tái)賬就是企業(yè)所有重要資產(chǎn)的“總清單”，每件資產(chǎn)從購(gòu)置到報(bào)廢都有記錄。
它至少要回答三個(gè)問(wèn)題：
我們買(mǎi)了什么？
現(xiàn)在放在哪里？
誰(shuí)負(fù)責(zé)保管？
如果將來(lái)要做折舊計(jì)提或財(cái)務(wù)核算，這份臺(tái)賬就是底層數(shù)據(jù)。
第一步：列出“所有應(yīng)納入臺(tái)賬的資產(chǎn)”
創(chuàng)業(yè)公司資產(chǎn)不一定很多，但一定要一次性拉全清單，別漏項(xiàng)。
主要來(lái)源：
所有購(gòu)置發(fā)票、采購(gòu)合同
報(bào)銷(xiāo)憑證
公司賬戶(hù)支出記錄
實(shí)物現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)
常見(jiàn)種類(lèi)：
? 電腦、打印機(jī)、投影儀
? 辦公家具（桌椅、文件柜）
? 裝修及固定裝置
? 攝影器材
? 服務(wù)器及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備
操作小技巧：
先用Excel開(kāi)個(gè)簡(jiǎn)單表格，把一切能想到的資產(chǎn)都列上，哪怕信息不全。
第二步：創(chuàng)建基礎(chǔ)表格框架
在Excel或固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)里，先準(zhǔn)備好以下最基本字段：
| 編號(hào) | 資產(chǎn)名稱(chēng) | 品牌型號(hào) | 數(shù)量 | 購(gòu)置日期 | 金額 | 存放地點(diǎn) | 使用人 | 狀態(tài) |
說(shuō)明：
編號(hào)：每件資產(chǎn)的唯一識(shí)別碼（如PC-001）
購(gòu)置日期/金額：用于折舊
狀態(tài)：在用/閑置/維修/報(bào)廢
如果后期會(huì)用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，先用Excel導(dǎo)入也沒(méi)問(wèn)題。
第三步：給每件資產(chǎn)分配編號(hào)
一定要做編號(hào)！
否則等你去盤(pán)點(diǎn)，所有黑色筆記本長(zhǎng)得一樣，沒(méi)人說(shuō)得清楚哪臺(tái)是哪臺(tái)。
推薦做法：
前綴+數(shù)字，如PC-001（電腦），PRINT-001（打印機(jī)）
一物一碼，不重復(fù)
用不干膠標(biāo)簽或打印紙貼在顯眼位置
如果有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成編號(hào)并打印二維碼。
第四步：完善關(guān)鍵信息
在初版清單的基礎(chǔ)上，逐項(xiàng)核實(shí)：
購(gòu)置時(shí)間：能找到發(fā)票最好，沒(méi)有就估算年份
金額：發(fā)票金額或采購(gòu)成本
使用人/部門(mén)：誰(shuí)在用，誰(shuí)保管
存放地點(diǎn)：具體到房間或區(qū)域
每核實(shí)完一條，在表格里用顏色標(biāo)記“已確認(rèn)”，避免漏項(xiàng)。
第五步：確定資產(chǎn)狀態(tài)
盤(pán)點(diǎn)一次，確認(rèn)狀態(tài)：
在用：正常使用中
閑置：暫時(shí)不用
報(bào)廢：已不能使用但未處置
已處置：已處理，準(zhǔn)備刪除
這一狀態(tài)信息是后續(xù)報(bào)廢審批和資產(chǎn)清理的依據(jù)。
第六步：歸檔憑證
很多創(chuàng)業(yè)公司只做個(gè)清單，沒(méi)留底層證據(jù)。這是大忌。
操作建議：
所有發(fā)票、采購(gòu)合同掃描留存
整理電子版與紙質(zhì)版
在臺(tái)賬表里增加“憑證編號(hào)”，對(duì)應(yīng)到每條資產(chǎn)
這樣無(wú)論稅務(wù)檢查還是審計(jì)，都能直接關(guān)聯(lián)憑證。
第七步：錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)（推薦）
如果你的創(chuàng)業(yè)公司對(duì)未來(lái)增長(zhǎng)有預(yù)期，早一點(diǎn)用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，會(huì)省掉80%的后期麻煩。
優(yōu)勢(shì)：
? 自動(dòng)生成折舊報(bào)表
? 支持掃碼盤(pán)點(diǎn)
? 有權(quán)限管理（誰(shuí)能改數(shù)據(jù)）
? 全程留痕，滿(mǎn)足審計(jì)要求
市面上有很多輕量化SaaS系統(tǒng)，成本低、操作簡(jiǎn)單，非常適合創(chuàng)業(yè)公司。
第八步：形成定期更新機(jī)制
搭好臺(tái)賬不是終點(diǎn)，后期要定期更新。
建議：
每半年做一次盤(pán)點(diǎn)
每次購(gòu)置或報(bào)廢都即刻錄入
定期備份電子臺(tái)賬
重大變動(dòng)（資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、丟失）要有書(shū)面記錄
這會(huì)讓你的資產(chǎn)管理逐步從“應(yīng)付型”變成“規(guī)范型”。
一份臺(tái)賬，就是一份企業(yè)的底氣
創(chuàng)業(yè)公司資源有限，但資產(chǎn)也代表著投入。搭建固定資產(chǎn)臺(tái)賬，是把混亂變成秩序的開(kāi)始。
只要按以上八步走，哪怕你們只有一名行政，也能在兩三天內(nèi)完成：
? 清單全
? 編號(hào)明
? 狀態(tài)清
? 責(zé)任實(shí)
? 憑證全
未來(lái)無(wú)論審計(jì)、融資、管理，都能拿出清晰可核的底數(shù)。
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