“每次盤點都對不齊,明明東西都在,賬還是對不上?!?/div>
想要一次就搞定賬實相符,既不返工、也不留后患,需要做好三個層面:
(臺賬+編號+責任人)
(分工+工具+取證)
(閉環(huán)+更新+留痕)
很多人以為,資產數量少就代表盤點簡單??涩F實是,小公司的資產往往“人少物雜”:
采購記錄零散,責任人不清
公私混用,賬實模糊
一年才想起盤一次,很多設備早就調撥或損壞
如果盤點只走形式,賬面依然對不上,下一次又要重復核對。
要想一次搞定“賬實相符”,關鍵不是靠堆人手,而是靠正確的流程和清晰的閉環(huán)。
下面帶你分步驟把每個關鍵環(huán)節(jié)說透。
一、先問自己:三個準備是否到位?
在任何操作前,先確認下面三件事是否準備好:
? 清單是否完整?
有沒有先拉出一份資產清單?來源包括:
如果清單不全,盤點只能“邊數邊找”,浪費人力。
? 編號是否統(tǒng)一?
每件資產是否都分配了唯一編號?(如PC-001)
沒有編號,核對會混亂。
? 責任人是否確認?
每件資產是否都指定了“使用或保管責任人”?
責任人不清,盤點后就會互相推諉。
一旦三項確認完畢,再啟動盤點,成功率就高了80%。
二、正式盤點分四步走:保證一次性完成核對
第一步:分組+分工
兩人一組:一人核實,一人記錄。
? 每組配發(fā)一份清單(帶編號+責任人)
? 每組約定盤點時間段
第二步:逐一核對實物
每件資產至少核清四項:
編號(對編號才算“賬實匹配”)
實際狀態(tài)(在用、閑置、損壞)
存放位置(和臺賬是否一致)
責任人(現場確認)
小技巧:
固定資產管理系統(tǒng)的移動端掃碼功能,掃碼自動核對狀態(tài)、位置、責任人。
第三步:記錄和拍照留證
每核對完一件資產,務必:
? 在清單標注狀態(tài)
? 現場責任人簽字確認
? 拍照留存(編號和設備同框)
這樣可以避免日后“爭議扯皮”。
第四步:即時生成差異清單
盤點完,當天就匯總:
一旦隔天再做,信息就不準確。
三、差異怎么處理?閉環(huán)才算“搞定”
很多小公司盤點最大的問題是:
? 發(fā)現差異,卻不立即核實
? 責任人不簽字確認
? 臺賬不更新
要想一次性搞定“賬實相符”,必須把差異在當下處理完。
處理方法:
1. 賬有物無:
找責任人書面說明
核實是否遺失或報廢
審批后做臺賬剔除或報廢處理
2. 物有賬無:
確認是否新購或遺留
如果是新購未登記,補錄入臺賬
拍照留存
3. 狀態(tài)不符:
損壞要填報修或報廢單
閑置要轉為封存狀態(tài)
報廢要財務確認折舊處理
關鍵:
所有差異都要責任人簽字+審批人簽字,資料歸檔。
四、更新臺賬:盤點完成后立刻更新
盤點結束后,立刻做三件事:
? 在Excel或固定資產管理系統(tǒng)中更新狀態(tài)
? 補錄編號、位置、責任人
? 保存電子臺賬版本(備份)
用固定資產管理系統(tǒng),會自動生成盤點報告、差異報告,省去很多手動操作。
五、一次搞定的底層邏輯:閉環(huán)+留痕
固定資產盤點最怕的不是數據差異,而是沒有閉環(huán):
只數了數量,不確認責任
只核了設備,不更新系統(tǒng)
只做了清單,不留簽字證據
所以,“一次搞定賬實相符”就是要把每一條記錄都做到“有來源、有責任、有證據”。
六、三條實用建議,讓小團隊效率翻倍
1?? 用二維碼掃碼代替手工記錄
2?? 現場責任人簽字確認
3?? 差異清單當天解決
七、一次搞定賬實相符,不靠人海戰(zhàn)術
小公司盤點并不難,關鍵是:
先理清清單
先分好編號
先定好責任人
核對分工清晰
差異當場處理
臺賬立刻更新
這樣,哪怕只有三四個人,也能在一天內完成一次合規(guī)清晰的盤點。