“我不知道是誰用的。”
“我記得借給別的組了?!?/div>
典型原因
沒有明確的保管責任人
長期共用導致權(quán)責模糊
責任人離職未交接
后果
改進思路
每臺資產(chǎn)必須明確責任人簽字
調(diào)撥、借用都要簽收
定期復核責任人名單
三、流程隱患三:標簽和編號缺失
很多企業(yè)資產(chǎn)只靠表格編號,實物上沒有任何標識。
結(jié)果
盤點時無法快速確認
多臺同型號設備混淆
借用設備難以核實
改進思路
全資產(chǎn)張貼編號標簽或二維碼
盤點通過掃碼自動記錄
標簽與臺賬編號一一對應
即使沒有預算用高級設備,也要用打印標簽最基本實現(xiàn)“可視化編號”。
四、流程隱患四:盤點方法落后
最典型的問題:
后果
錯漏率高
數(shù)據(jù)二次錄入極易出錯
盤點進度難跟蹤
改進思路
五、流程隱患五:盤點差異處理隨意
在很多公司,盤點差異處理極其隨意:
找不到就直接銷賬
沒有責任追溯
沒有書面審批
盤虧報廢混用
這種隨意處理,不僅導致內(nèi)控失效,還容易留下審計隱患。
改進思路
所有差異必須形成《盤點差異明細表》
逐條核實原因
責任人簽字說明
報廢、盤虧分流程審批
最終審批人歸檔確認
六、流程隱患六:臺賬更新不及時
很多企業(yè)盤點完成后:
結(jié)果新一輪資產(chǎn)流轉(zhuǎn)已經(jīng)開始,上一輪盤點結(jié)果沒入賬,導致數(shù)據(jù)再次失真。
改進思路
盤點結(jié)束后一周內(nèi)完成臺賬更新
系統(tǒng)和賬務同步更新狀態(tài)
生成新基線清單,作為下次盤點起點
七、如何用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)堵住這些漏洞?
過去這些流程靠Excel和紙質(zhì)表格管理,很難徹底規(guī)范。
現(xiàn)在越來越多企業(yè)選擇固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),通過技術(shù)手段將流程閉環(huán):
? 實時建賬:采購、調(diào)撥、報廢全自動入庫
? 掃碼盤點:手機掃描,自動匹配清單
? 差異追溯:盤點異常即時生成記錄
? 審批留痕:盤虧、報廢線上審批留檔
? 責任明晰:資產(chǎn)全生命周期責任人可追溯
? 數(shù)據(jù)同步:財務、資產(chǎn)、臺賬自動更新
哪怕是中小企業(yè),也有低成本SaaS版,操作門檻低,足夠支持專業(yè)管理。
八、盤點不是形式,而是體系
如果一家公司每年盤點結(jié)果都在“事后猜測”,說明流程出了根本性問題。
只有先從臺賬完整性、責任人制度、標簽編號、差異核查四方面入手,再結(jié)合固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的工具支持,才能把盤點變成“有據(jù)可依、責任清晰、數(shù)據(jù)準確”的閉環(huán)工作。
下一次盤點,不妨先問自己:
“這份清單是完整的嗎?
誰對這臺設備負責?
有沒有掃碼記錄?
差異怎么留證?
數(shù)據(jù)什么時候更新?”